Datenschutzhinweise für das Mitarbeiter-PC-Programm MPP von DVICE

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Mitarbeiter-PC-Programms („MPP") unter der Marke „DVICE" verarbeitet werden.

Verantwortliche Stellen und Datenschutzbeauftragte

Verantwortliche

  • Startrampe GmbH, Heinrich-von-Stephan-Str. 1, 79100 Freiburg (im Folgenden „Startrampe")
  • Ihr Arbeitgeber

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit dem MPP („DVICE"-Portal) sind Ihr Arbeitgeber und Startrampe gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die wichtigsten Aufgabenverteilungen ergeben sich aus der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen Ihrem Arbeitgeber und Startrampe. Eine Übersicht der Verarbeitungsschritte und Zuständigkeiten finden Sie unter Ziff. 5.

Datenschutzbeauftragter

Startrampe hat eine Datenschutzbeauftragte bestellt. Sie erreichen diese unter: Eva Böttcher, Tel: +49 761 205 51 57 42, E-Mail: datenschutz@jobrad.org.
Ihr Arbeitgeber hat ggf. ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen Ihres Arbeitgebers.

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
  • Bereitstellung des MPP-Portals („DVICE") und Durchführung des Registrierungsprozesses
  • Prüfung Ihrer Berechtigung zur Teilnahme am MPP
  • Durchführung der Bestell- und Antragsprozesse für IT-Geräte
  • Durchführung der internen Freigabeprozesse bei Ihrem Arbeitgeber
  • Status- und Ereignisverwaltung (z.B. Bestellstatus, Versandstatus, Reparaturstatus, Vertragsstatus)
  • Programmadministration und Support (inkl. Fragen zur Gehaltsumwandlung, soweit anwendbar)
  • Abwicklung von Service- und Gewährleistungsfällen
  • Ggf. Angebot eines Kaufs der Geräte nach Ende der Leasingvertragslaufzeit
  • Marktforschung und Produktentwicklung

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage:
  • von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), soweit es um die Durchführung des MPP-Vertragsverhältnisses geht,
  • von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), soweit wir ein überwiegendes Interesse an einer effizienten Gestaltung, Abwicklung und Verwaltung des MPP haben,
  • von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) im Rahmen von Werbemaßnahmen, Marktforschung und Produktentwicklung,
  • sowie ergänzend auf Grundlage arbeitsrechtlicher Vorschriften nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 26 BDSG, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Nähere Informationen dazu, welche Rechtsgrundlagen Ihr Arbeitgeber im Einzelnen heranzieht (z.B. bei der Gehaltsumwandlung), enthält dessen eigene Datenschutzerklärung.

Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stammdaten

  • Anrede
  • Vor- und Nachname
  • private Anschrift
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse(n), Telefon-/Mobilfunknummer(n))
  • ggf. zugehöriges Konzernunternehmen
  • Personalnummer

Daten zur Programmadministration und zum Vertragsstatus

  • MPP-Berechtigungsstatus (ob Sie zum MPP zugelassen sind)
  • Gerätekonfiguration und Bestelldaten (ausgewählte IT-Geräte, Zubehör, Bestellreferenzen)
  • Versandstatus, Zustellbestätigung, Retourenstatus, Service- bzw. Gewährleistungsstatus
  • ggf. Ticket- oder Supportinformationen
  • Vertragsreferenzen, Statusinformationen, Rateninformationen, Ereignisdaten (z.B. Vertragslaufzeit, Beginn/Ende, besondere Ereignisse im Vertragsverlauf)

Daten zu besonderen Situationen im Vertragsverlauf

Soweit erforderlich können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa im Fall eines temporären Ausfalls, einer Vertragsänderung oder einer begründeten vorzeitigen Vertragsbeendigung, insbesondere:
  • Beginn und ggf. Ende eines Ausfalls
  • Grund des Ausfalls (z.B. Krankheit, Elternzeit)
  • Informationen zu Schadensfällen an IT-Geräten

Verantwortlichkeiten im Überblick

Die Verantwortlichkeiten verteilen sich insbesondere wie folgt:
  • Zurverfügungstellung des DVICE-Portals an berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: Startrampe und Ihr Arbeitgeber wirken gemeinsam an der Bereitstellung mit (gemeinsame Verantwortlichkeit)
  • Betrieb und Wartung des DVICE-Portals: Startrampe
  • Information der Mitarbeitenden über die Möglichkeit des MPP: Ihr Arbeitgeber
  • Registrierung im DVICE-Portal und Erhebung der hierfür erforderlichen Daten: Startrampe
  • Freigabe von Anträgen, Einsicht in Reparaturstatus, Ratenerstattung, Vertragsänderungen, vorzeitige Beendigung, Schadensmeldungen: Ihr Arbeitgeber
  • Bestellabwicklung (Plausibilitätsprüfung des Leasingantrags, Bestellung der IT-Geräte beim Fachhandelspartner, Information über die Bestellung): Startrampe
  • Service und Support im Rahmen des MPP-Konzepts, Marktforschung und Produktentwicklung: Startrampe
  • Unterbreitung eines Kaufangebots nach Ende der Leasingvertragslaufzeit (falls vorgesehen): Startrampe
  • Für interne HR-Prozesse (z.B. Gehaltsabrechnung, Gehaltsumwandlung) bleibt Ihr Arbeitgeber allein Verantwortlicher.

Stammdaten

  • Anrede
  • Vor- und Nachname
  • private Anschrift
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse(n), Telefon-/Mobilfunknummer(n))
  • ggf. zugehöriges Konzernunternehmen
  • Personalnummer

Daten zur Programmadministration und zum Vertragsstatus

  • MPP-Berechtigungsstatus (ob Sie zum MPP zugelassen sind)
  • Gerätekonfiguration und Bestelldaten (ausgewählte IT-Geräte, Zubehör, Bestellreferenzen)
  • Versandstatus, Zustellbestätigung, Retourenstatus, Service- bzw. Gewährleistungsstatus
  • ggf. Ticket- oder Supportinformationen
  • Vertragsreferenzen, Statusinformationen, Rateninformationen, Ereignisdaten (z.B. Vertragslaufzeit, Beginn/Ende, besondere Ereignisse im Vertragsverlauf)

Daten zu besonderen Situationen im Vertragsverlauf

Soweit erforderlich können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa im Fall eines temporären Ausfalls, einer Vertragsänderung oder einer begründeten vorzeitigen Vertragsbeendigung, insbesondere:
  • Beginn und ggf. Ende eines Ausfalls
  • Grund des Ausfalls (z.B. Krankheit, Elternzeit)
  • Informationen zu Schadensfällen an IT-Geräten

Empfänger der Daten / Kategorien von Empfängern

Je nach Verarbeitungsvorgang können Ihre Daten an folgende Empfänger übermittelt werden:

COMSPOT GmbH (IT-Fachhandelspartner, Auftragsverarbeiter)

COMSPOT betreibt im Auftrag von Startrampe den technischen Webshop, stellt Hosting bzw. technische Infrastrukturleistungen bereit und erbringt logistische Fulfillment-Leistungen (Versand, Retouren, Serviceprozesse). COMSPOT verarbeitet hierfür u.a. Stammdaten, Lieferadresse, Kontaktdaten, Bestell-/Statusdaten ausschließlich nach Weisung von Startrampe auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Ihr Arbeitgeber

Ihr Arbeitgeber erhält im Rahmen des MPP-Portals Zugriff auf bestimmte Daten (z.B. Antragsdaten, Statusinformationen, Informationen zu Vertragsänderungen), soweit diese zur Prüfung und Freigabe Ihres MPP-Antrags, zur Abwicklung des Programms und zur Lohnabrechnung (z.B. Gehaltsumwandlung) erforderlich sind.

Weitere Dienstleister

Startrampe und Ihr Arbeitgeber können weitere Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Rechenzentren) als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO einsetzen. Diese sind vertraglich auf Vertraulichkeit und Einhaltung der Datenschutzvorgaben verpflichtet.

Datenübermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet grundsätzlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Sollte in Ausnahmefällen eine Verarbeitung in einem Drittland (außerhalb EU/EWR) erfolgen, geschieht dies nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z.B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, EU-Standardvertragsklauseln).

Speicherdauer / Kriterien für die Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Insbesondere gilt:
  • Während der Laufzeit des einzelnen MPP-/Leasingvertrags werden die für die Programmdurchführung erforderlichen Daten gespeichert.
  • Nach Beendigung des jeweiligen Leasingvertrags werden Ihre personenbezogenen Daten nur noch verarbeitet, soweit dies zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses (einschließlich Rückabwicklung, Abrechnung offener Forderungen sowie Abwicklung des Rückkaufs der Leasingobjekte durch Startrampe oder eine von Startrampe benannte Vermarktungsgesellschaft) und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich z.B. aus Handels- und Steuerrecht und liegen in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren.
  • Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der internen Löschkonzepte gelöscht.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen gegenüber Startrampe und Ihrem Arbeitgeber insbesondere folgende Rechte:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Für Verarbeitungen im DVICE-Portal und bei Startrampe ist Startrampe primär für die Erfüllung Ihrer Rechte zuständig. Für Verarbeitungen in den Systemen Ihres Arbeitgebers (z.B. Lohnabrechnung, interne HR-Prozesse) ist Ihr Arbeitgeber zuständig. Ungeachtet dessen können Sie Ihre Rechte gegenüber jeder der gemeinsam Verantwortlichen geltend machen; die Parteien unterstützen sich gegenseitig bei der Bearbeitung.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort, Arbeitsplatz oder am Sitz der jeweiligen Verantwortlichen.

Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten / Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme am MPP erforderlich. Ohne die hierfür notwendigen Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Berechtigungsinformationen) ist eine Registrierung im DVICE-Portal und die Nutzung des MPP-Angebots nicht möglich.

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können bei Änderungen des MPP-Modells oder der rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst werden.